Dicas para criar um e-mail profissional

No mundo conectado em que vivemos, novas tecnologias e dispositivos surgem a cada dia, enquanto outras ficam obsoletas e desaparecem. Apesar da velocidade das transformações, *algumas tecnologias se mantêm firmes e fortes* desde que surgiram, *como é o caso do e-mail*. Criado em 1971, muitos anos antes da internet atual existir, o e-mail vem se adaptando às transformações de sua era e resistindo bravamente.

Praticamente todos os tipos dispositivos com acesso à internet atualmente oferecem uma *ferramenta para a leitura de e-mails*, e essa lista inclui desde os mais tradicionais, como computadores desktops e notebooks, quanto os lançamentos mais recentes entre smartphones, tablets, smartwatches e muitos outros.

*O e-mail está entre os veículos de comunicação direta mais utilizados atualmente*, principalmente em situações de trabalho. É importante, portanto, escolher com cuidado o endereço de e-mail que você irá utilizar para se comunicar profissionalmente, afinal, *seu e-mail causará uma impressão antes mesmo da mensagem ser aberta* e isso pode ser a diferença entre receber ou não a resposta de um possível cliente ou empregador. Fique certo de que profissionalizar o uso do e-mail será um diferencial em sua comunicação.

Vamos abordar neste artigo:

• Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail
• Utilização do nome e do sobrenome no e-mail
• Para empresas: e-mails por departamento
• O que evitar ao escolher seu endereço
• Dica extra para causar uma boa impressão

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Boas práticas para a escolha do endereço de e-mail

Endereço de e-mail profissional: boas práticas

Se tivéssemos que dar *apenas um conselho* para alguém que vai criar um endereço de e-mail provavelmente ele seria: *quanto mais fácil de entender, melhor*. Imagine a situação de ter que informar o seu e-mail para alguém por telefone: você seria entendido de primeira ou teria que soletrar o endereço? Se você tem um sobrenome ou um nome incomum, já deve estar acostumado com a situação de ter que soletrá-lo, pois nesse caso, não há muito como fugir disso. Mas algumas *boas práticas poderão ajudá-lo* a facilitar esse entendimento e ainda causar uma boa impressão.

Opção 1: Use apenas o primeiro nome

Em muitos casos, principalmente se você possui um domínio próprio (ex.:/meudominio.com.br/), será possível utilizar *apenas o seu primeiro nome no e-mail*. A vantagem dessa opção é a maior facilidade no entendimento do e-mail, pois o formato seguirá a regra /nome@meudominio.com.br/, e provavelmente produzirá um *e-mail curto e fácil de gravar*/./ Vale a pena apostar nessa opção, principalmente se o domínio for utilizado apenas por você ou por um grupo pequeno de pessoas. Se você estiver usando um serviço de e-mail gratuito ou se sua organização possui muita
gente, tente a opção 2.

Opção 2: Use o formato nome e sobrenome

Se o e-mail fizer parte de uma *empresa ou organização* que conta com muitos colaboradores, dê preferência à combinação clássica *nome + sobrenome* (ex.: /carlosroberto@dominio.com/). Essa combinação evitará que, com o aumento das contas de e-mail, duas pessoas com o mesmo nome tenham problemas ao criar suas contas. A inserção do sobrenome no e-mail eliminará esse problema, pois seria bem improvável que duas pessoas tenham o mesmo nome e o mesmo sobrenome dentro da mesma empresa ou organização.

Essa regra também vale para quem está usando um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail ou Hotmail. Se ainda assim o formato nome e sobrenome não estiver disponível, vá para a opção 3.

Opção 3: Procure variações do formato nome e sobrenome

Se você utiliza um *serviço de e-mail gratuito*, como o Gmail, nem sempre a combinação nome + sobrenome estará disponível. Nesse caso, será necessário *acrescentar alguma informação para conseguir um endereço de e-mail disponível*. Uma possível saída para essa situação seria a inserção do nome do meio inteiro ou abreviado no e-mail. Por exemplo: João Roberto da Silva poderia ter o e-mail /joaorsilva@gmail.com/ ou //joaorobertosilva@gmail.com//.

Existe ainda a possibilidade de *inserir a sua profissão* ou ocupação junto ao nome, como por exemplo: /joao.roberto.dentista@gmail.com/. Essa alternativa mantém o ar profissional do seu endereço de e-mail, mesmo utilizando um serviço gratuito, como o Gmail ou o Outlook.com. *Você sabia?* O Gmail ignora pontos (.) em um endereço de e-mail, ou seja, mensagens enviadas para /carlos.roberto@gmail.com/ e /carlosroberto@gmail.com/ chegarão sem problemas no mesmo destinatário.

Para empresas: crie e-mails por departamento

Essa prática é *comum em diversas empresas*, no entanto, muitas ainda não a utilizam: *crie e-mails para departamentos específicos* da empresa, além dos e-mails individuais dos funcionários. Isso facilitará o direcionamento dos e-mails, pois a mensagem para um e-mail de departamento poderá ser *distribuída automaticamente para mais de um destinatário*, e ainda evitará problemas se um colaborador for demitido ou deixar de fazer parte da equipe por alguma razão. Assim, um novo funcionário poderá assumir a conta antiga e, principalmente, as pessoas que se comunicam com a empresa através desta conta de e-mail não precisarão ser comunicadas de que determinado e-mail mudou (pois ele continuará o mesmo, naturalmente). Uma alternativa à essa solução é
utilizar o recurso de /catch-all/  ou de endereço alternativo (/alias/).

Então, se você possui um site, por exemplo, crie um e-mail como /contato@seudominio.com/. Se você possui uma empresa, por menor que seja, crie e-mails para os demais departamentos, como
/financeiro@suaempresa.com/ ou /suporte@suaempresa.com/, para citar alguns.

Se você *não possui um domínio próprio*, mas precisa criar um e-mail para a sua empresa, tente utilizar o próprio *nome da empresa no endereço de e-mail*, como por exemplo /petshopcaesegatos@gmail.com/.

O que evitar ao escolher o seu endereço de e-mail

Endereço de e-mail profissional: o que evitar

Como vimos acima, *nem sempre o endereço que desejamos está disponível* e pode ser necessário *buscar alternativas* para conseguir um endereço de e-mail que esteja disponível para registro, principalmente quando utilizamos serviços gratuitos de e-mail. Além das dicas acima, é igualmente importante evitar algumas práticas ruins, que poderiam contribuir não apenas com a impressão que o seu endereço de e-mail terá, mas também com possíveis *problemas de compatibilidade* do seu endereço nos diversos serviços de envio e recebimento de mensagens.

Vejamos então o que evitar na criação do seu endereço de e-mail:

* *Evite sequências numéricas*, a não ser que façam parte do nome – Em algumas situações será necessário utilizar números no endereço de e-mail, como por exemplo, se o negócio possui um número no nome (ex.: /rota66@dominio.com/). Se esse não for o seu caso, evite números no endereço de e-mail, mesmo que se trate da sua data de nascimento (ex.: /anagomes1985@dominio.com/). Uma das razões é a de que existe a possibilidade do seu e-mail ser filtrado como spam ou tentativa de fraude em algumas empresas. Isso porque é comum que
scripts criem e-mails falsos com sequências numéricas para fazer spam.
* *Não use acentuação* – Muitos serviços de e-mail têm problemas ao processar endereços de e-mail com acento, portanto, evite-os a qualquer custo. Não altere a palavra em si, simplesmente utilize o correspondente não acentuado (por exemplo: /joão.silva@dominio.com/vira /joao.silva@dominio.com/).
* *Não use símbolos ou caracteres especiais* – alguns provedores de e-mail não chegam a permitir que se utilize nada além de letras e números.
* *Evite utilizar bairros ou cidades no e-mail* – evite padrões como /joaocopacabana@gmail.com/, porque esse tipo de e-mail poderá não fazer sentido caso você saia da região mencionada no e-mail. Além disso, este formato transmite uma imagem pouco profissional para o seu e-mail.

Dica extra: um domínio próprio causa boa impressão

Para finalizar, *uma dica especial*: se você é um profissional autônomo ou possui um pequeno negócio, *considere contratar um domínio próprio*, mesmo que seja apenas para ter o serviço de e-mail. Um endereço do tipo /paulo.silva@ssadvogados.com/ parecerá mais profissional do que /paulo.advogado.copacabana@gmail.com/.

Conclusão

Como vimos, um *endereço de e-mail bem escolhido* poderá fazer muita diferença em sua *comunicação profissional*, portanto vale a penas investir algum tempo na hora de criar o endereço.

Sentiu falta de alguma dica ou tem algo para nos perguntar? Deixe um comentário e teremos prazer em ajudar! ????